Open Office vaihtoehdoksi Microsoft Officelle: Osa 2. Miten ja miksi valita Open Office korvaamaan MS Officen?

1. Miksi harkita toimisto-ohjelmiston korvaamista?

Artikkelisarjan toinen osa keskittyy pohtimaan syitä, minkä vuoksi pitäisi vaihtaa kenties jo vuosia käytössä ollut ja kenties toimivaksikin toimisto-ohjelmisto muuhun tuotteeseen, kuten tässä tapauksessa Open Officeen. Päätökselle voi olla vaikeaa löytää valintakriteereitä etenkin, mikäli ohjelmiston käyttöä tarkastellaan pelkästään funktionaalisena toimintoja. Siinä tapauksessa mikäli ei halua laittaa arvoa ohjelmiston tarjoamaan maksuttomuuteen, omistamisen vaivattomuuteen ja riippuvuuden vähentämiseen kenestäkään yksittäisestä toimijasta, niin vaihtoperusteita toimisto-ohjelmiston korvaamiseksi on vaikea löytää. Etenkin, kun vaihtamiseen vaaditaan jonkin verran työtä ja kärsivällisyyttä, niin voi siinä tapauksessa olla myös vaikeaa löytää puoltoa itse toteuttavalta taholta, joka loppujen lopuksi joutuisi asettamaan työpanostuksia ”toimivan” ohjelmiston korvaamiseksi.

2. Vaihtoehdon harkinta ja sitä koskevat päätökset eivät ole IT-organisaation asia

Toimisto-ohjelmistoa korvattaessa on syytä pohtia sitä, kuka vaihtoehdon esittämistä tekee sekä mitä ovat motiivit ja syyt toimisto-ohjelmiston korvaamiseksi. Mikäli jokin ohjelmisto halutaan korvata organisaatiossa, impulssi ohjelmiston vaihtamiseksi harvoin syntyy organisaatiossa olevassa IT -/Tietohallinto -toiminnoista. Ohjelmistojen vaihtoperusteet ovat tultava näin ollen talousyksiköstä tai johtoryhmästä, koska valittavan ohjelmiston käyttöönotto on nimenomaan pitkäjännitteinen strateginen valintakysymys, jolla halutaan saada organisaation toimintaa tukevia tavoitteita – yleensä laskennalliset ja realisoituneet kustannussäästöt mukaan lukien. Tietohallinto tai vastaava organisaation IT-yksikkö vastaa tai ainakin pitäisi vastata yleensä organisaation IT-toiminnoista ja IT:n hyödyntämisestä, talousasiat tai ohjelmistojen kautta saatavat tuottavuuskysymykset eivät ole ensisijaisesti tietohallinnon lähtökohtana, koska IT-ympäristön ylläpitäminen ja kehittäminen vaativat IT-toiminnoilta resursseja. Näin onkin nähtävä, että tietohallinnon motiivina ei ole muuttaa tai tarjota vaihtoehtoja asioiden tekemiseksi toisin, koska se vaatii ylimääräisiä panostuksia ja resursseja. Voikin pohtia, kuinka ohjata IT:n toimintaa organisaatiossa, jotta ylipäätään voitaisiin muuttaa ja tehostaa IT:n tuomaa arvoa organisaatiossa.

3. Ohjelmistoratkaisut tuottavuuden kehittäjänä, esimerkkinä Open Office

Vaihdettaessa Microsoft Officesta Open Officeen  olisikin syytä pohtia organisaation IT-toimintojen mallia asettamalla seuraava kysymys: Miksi ohjelmistoista maksetaan lisenssien muodossa vuokraa sen sijasta, että organisaatio voisi itse omistaa ohjelmistonsa ilman ohjelmistoihin liittyviä käyttöehtoja ja lisenssikustannuksia.

Ohjelmistot, jotka perustuvat avoimeen lähdekoodiin ja esimerkiksi GPL -lisensointimalliin antavat  mahdollisuuden omistaa käyttämänsä ohjelmistot ja määritellä sen miten ohjelmistoa hyödynnetään ilman ulkopuolista vaikutusta.Voisi kuvitella ainakin organisaation sidosryhmiä, kuten esimerkiksi omistajia ja sijoittajia, kiinnostavan asia suhteellisen paljon. Tästä yhteydestä onkin suora linkki useimpia organisaatioita koskevaan strategisiin kysymyksiin, jotka pohtivat organisaation asemaa sekä keinoja siihen, kuinka toimia tuottavasti ja tehokkaasti? Voisiko organisaation taktiikkana olla se, että organisaatio pyrkii parantamaan tuottavuutta valinnoilla, jotka mahdollistavat ohjelmien omistamisen sen sijasta, että organisaatio olisi toistuvasti ohjelmistojen vuokralaisena ilman vaikutusmahdollisuutta ohjelmistojen toimittajaan ja ohjelmistojen elinkaareen. Voisi olettaa, että ohjelmistojen omistamisen takaisinmaksuaika on lyhyt ja ohjelmistoon tehtävien investointien takaisinmaksuaika korkea.

Toimisto-ohjelmien vaihtaminen on nähtävä ensisijaisesti investointina, jolla on normaalien investointien tapaan käynnistyskustannuksia, jotka pyritään investoinnin kautta kuolettamaan takaisin, jotta investointi varsinaisesti voisi alkaa tuottamaan. Juuri tämän pitäisi olla yhtenä perusteena kun aletaan harkitsemaan MS Officen korvaamista Open Officella. Toimisto-ohjelmistojen vaihtamista pitäisi ohjata tuottavuuskysymys. Kun vaihtoehtoa perustellaan ohjelmistoon liittyvillä tuottavuusasioilla, kysymystä on vaikea sivuuttaa teknisillä yksityiskohdilla. Vaihtoehtoa harkittaessa on ymmärrettävä, että ohjelmiston tuottavuus ei synny yhdessä hetkessä. Tuottavuuden aikaansaaminen on prosessi, joka kehittyy paremmaksi sitä mukaa mitä enemmän ohjelmistoa käytetään ja missä laajuudessa sitä sovelletaan. Jotta tuottavuus alkuvaiheessa ei kärsisi ja mahdolliset kynnykset ohjelmiston käyttämiseksi saadaan poistettua, on syytä tehdä linjauksia jotka tavoittelevat onnistunutta käyttöönottoa. Linjausten avulla voidaan kehittää organisaation ympäristöä paremmin sopivaksi uuden ohjelmiston käyttöön. Näin kynnys uuden ohjelmiston käyttöönottoon madaltuu ja onnistunut vaihdos saadaan tehtyä paremmin.

Seuraavissa artikkeleissa käsitellään käyttöönottoa ja sen valmistelua sekä tunnistetaan mahdollisia kynnyksiä jotka voivat olla esteenä käyttöönotolle.